Delegowanie pracowników oraz podróże służbowe pracowników świadczących usługi w krajach UE/EOG

1. Modele realizacji usług transgranicznych

• Oddelegowanie, podróż służbowa, bezpośrednie zatrudnienie pracowników za granicą

• Oddelegowanie pracowników – formy realizacji usług na rynkach zagranicznych

• Oddelegowanie pracowników a podróż służbowa – w kontekście krajowym oraz międzynarodowym

• Ograniczenia prawne oraz zagrożenia w obszarze międzynarodowej mobilności pracowników – B2B, ukryty wynajem pracowników, itp.

2. Delegowanie pracowników w procesie świadczenia usług w krajach UE oraz EOG (Norwegia, Islandia, Lichtenstein)

• właściwej przygotowanie dokumentacji pracowniczej umowa o pracę/ umowa zlecenia – prawo polskie czy innego kraju UE

• umowa z klientem zagranicznym a konsekwencje dla pracowników skierowanych za granicę

• pracownik czy zleceniobiorca za granicą – konsekwencje na gruncie prawa
polskiego oraz krajów UE /

• szczegółowe warunki pracy i wynagrodzenia dla pracowników delegowanych na przykładzie krajów UE

• procedury kontrolne – m.in. przykładzie rynku niemieckiego oraz holenderskiego

3. Zagraniczne wyjazdy pracowników do krajów spoza UE oraz EOG

• wymagania administracyjne, wymagania dotyczące wjazdu oraz pobytu

• ubezpieczenie społeczne pracowników skierowanych do pracy (zadania służbowego)

• rozliczenia podatkowe – zobowiązania podatkowe/ pojęcie ekonomicznego pracodawcy

• współpraca z osobami samozatrudnionymi jako podwykonawcami

4. Zagraniczne wyjazdy pracowników w ramach podróży służbowych

Podróż służbowa a delegowanie – czyli jak kwalifikować dany wyjazd zagraniczny pracownika.
Podróż służbowa a miejsce pracy
• zdefiniowanie podróży służbowej – w przepisach i orzecznictwie
• polecenie wyjazdu
• wyjazdy w ramach stałych i podstawowych obowiązków
Pojęcie czasu pracy
• zaliczenie podróży służbowej do czasu pracy
• zapewnienie odpoczynku po podróży służbowej
• nadgodziny w podróży służbowej

5. Ubezpieczenie pracowników delegowanych – czyli zaświadczenie A1 w codziennej praktyce, art. 12 czy 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenia wykonawcze

• delegowanie pracowników a praca w co najmniej 2 państwach – jak prawidłowo przygotować dokumentację kontrolną dla ZUS
• zaświadczenie A1 a podróż służbowa
• pojęcie znacznej działalności gospodarczej – problemy z uzyskaniem zaświadczenia A1
• zastępowalność pracowników delegowanych w kontekście kontraktów długoterminowych
• kontrole ZUS w zakresie wydanych zaświadczeń A1

6. Delegowanie cudzoziemców (m.in. obywateli Ukrainy, Białorusi) do krajów UE

• Legalność pracy i pobytu delegowanych pracowników z krajów trzecich

• Ograniczenia czasowe i prawne

7. Proces realizacji usług na przykładzie krajów UE oraz EOG

• proces delegowania pracowników do – procedura notyfikacji – zakres, obowiązki, sankcje
– warunki pracy i wynagrodzenia

• układy zbiorowe oraz ustawowa płaca minimalna – składniki wynagrodzenia
• czas pracy
• warunki bhp
– szczególne wymagania branżowe

• obowiązki przedsiębiorców delegujących pracowników w określonych sektorach działalności
• wynajem pracowników, konsekwencje nielegalnego wynajmu pracowników – szczególne rozwiązania prawno -podatkowe

– nowe procedury delegowania pracowników z krajów trzecich do Polski w kontekście Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

8. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w przypadku oddelegowania oraz podróży służbowej

• Podstawa wymiaru składek a praca przez pełny miesiąc
• Podstawa wymiaru składek w praca w danym miesiącu w Polsce i za granicą
• Dni pobytu za granicą
• Nieobecności pracownika a podstawa wymiaru składek
• Podstawa wymiaru składek dla delegowanego zleceniobiorcy

9. Opodatkowanie pracowników oddelegowanych oraz zysków przedsiębiorstwa w procesie świadczenia usług

• nieograniczony i ograniczony obowiązek podatkowy

• zasady obliczania zaliczki na podatek dochodowy / dni pobytu za granicą

• zaliczki na podatek dla pracowników do 26 roku życia

• pojęcie 183 dni pobytu a obowiązek podatkowy na rynku zagranicznym w zakresie wynagrodzeń pracowników delegowanych – obowiązki pracodawców pojęcie zakładu podatkowego – przykłady interpretacji zagranicznych organów skarbowych

• problemy w rozliczeniach rocznych pracowników delegowanych – jak uniknąć pułapki podwójnego podatku

• metody unikania podwójnego opodatkowania – jak rozliczać dochody uzyskane za granicą

• pojęcie „pracodawcy ekonomicznego” w praktyce zagranicznych organów podatkowych konsekwencje podatkowe

• pozostałe zobowiązania podatkowe w procesie świadczenia usług – m.in. podatek VAT, podatek budowalny, itp.

• pojęcie zakładu podatkowego – konsekwencje podatkowe