Kontrola pracodawcy w 2025 r.: PIP, ZUS, US, SG i PUODO

I Kontrola PIP

1. Plan kontroli PIP na 2025 r.
2. Umowy o pracę zastępowane przez umowy cywilnoprawne lub samozatrudnienie
a) ryzyko grzywny za zastąpienie umowy o pracę przez umowę cywilnoprawną
b) kluczowe zapisy umowy celem minimalizacji ryzyka
c) skutki zakwestionowania umowy cywilnoprawnej (podatkowe, ubezpieczeniowe, w obowiązkach pracodawcy)
d) czy zleceniobiorcy podlegają szkoleniom i badaniom BHP?

3. Minimalna stawka godzinowa
a) formy potwierdzania liczby godzin realizacji zlecenia (czy inspektor ma prawo żądać ewidencji przepracowanych godzin)

4. Kontrola prawidłowego wdrożenia PPK przez PIP
a) katalog wykroczeń, za które grozi grzywna
b) zakres kontroli PPK przez PIP
c) najczęstsze błędy pracodawców

5. Kontrola wypłat wynagrodzenia dłużnikom alimentacyjnym
a) granice potrąceń należności alimentacyjnych (w tym nagroda roczna, świadczenia z ZFŚS, świadczenia pozapłacowe finansowane przez pracodawcę)

6. Kontrola dokumentacji pracowniczej pracownika
a) prawidłowa i kompletna ewidencja czasu pracy i dokumentacja czasu pracy – wzory dokumentów
b) kontrola prawidłowości prowadzenia akt osobowych (w tym: obowiązek nowej teczki akt osobowych)
c) kontrola kompletności teczki akt osobowych – check list obligatoryjnych dokumentów, wzory dokumentów

II. Kontrola ZUS
1. Kontrola umów o dzieło przez ZUS
a) kluczowe zapisy umowy (jakich zapisów unikać, jakie wprowadzić do umowy) – przykłady, wzory
b) najnowsze orzecznictwo
c) case study, analiza przykładów uczestników
d) konsekwencje zakwestionowania umowy o dzieło – co powinien zrobić pracodawca?

2. Kontrola ZFŚS
a) kryterium socjalne – dokumentowanie, jak stosować
b) zwolnienie od oskładkowania – katalog świadczeń, limity zwolnień

3. Kontrola zwolnień lekarskich pracownika
a) obowiązki pracodawcy w związku z kontrolą zwolnienia lekarskiego
b) obowiązki pracodawcy w związku z zakwestionowaniem zwolnienia lekarskiego

4. Zasiłek macierzyński
a) kontrola pozorności tytułu ubezpieczenia społecznego
b) kontrola zawyżenia podstawy wymiaru zasiłku

III. Kontrola US

1. Kontrola płatnika zaliczki na podatek dochodowy

2. Świadczenia ze stosunku pracy wolne od podatku dochodowego – najnowsze interpretacje i orzecznictwo

3. 50% KUP dla pracownika

4. Delegowanie pracownika do wykonywania pracy za granicą a podróż służbowa – skutki podatkowe

IV. Kontrola PUODO
1. Roczny plan kontroli PUODO na 2025 r.

2. Monitoring w zakładzie pracy
a) wdrożenie monitoringu – wzory zapisów i dokumentów
b) zabezpieczenie monitoringu – okres przechowywania

3. Dokumentacja pracownika a RODO
a) dokumentacja pracownicza a ochrona danych (m.in. czy można przechowywać kopię dyplomu, prawa jazdy)
b) umowy powierzenia danych osobowych (m.in. czy podpisywać umowę powierzenia z medycyna pracy)

4. Wizerunek pracownika a RODO
a) zdjęcie pracownika a dane osobowe i prawo do wizerunku
b) reportaż z imprezy firmowej na stronie www lub Facebooku / Instagramie a zgoda na przetwarzanie danych osobowych

5. Obowiązek informacyjny
a) podstawa przetwarzania danych osobowych
b) okres przetwarzania danych osobowych (w tym: termin usunięcia danych osobowych kandydatów do pracy)
– klauzula informacyjna dla osoby ubiegającej się o zatrudnienia – wzór
– klauzula informacyjna dla pracownika – wzór

6. Rejestr czynności przetwarzania – wzory wpisów dotyczących rekrutacji i zatrudnienia pracownika

7. Dokumentacja ZFŚS a RODO

8. Środki techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych – jak zabezpieczyć dane osobowe przetwarzane w wersji papierowej i elektronicznej

V. Kontrola SG
1) Zatrudnienie cudzoziemcy – katalog obowiązkowych dokumentów, jakie powinien posiadać pracodawca podlegających sprawdzeniu przez Straż Graniczną

2) Legalizacja pobytu i zatrudnienia cudzoziemcy

3) Skutki prawne nielegalnego powierzenia wykonywania pracy.

VI. Kontrola przedsiębiorcy – Prawo przedsiębiorców
a) częstotliwość kontroli
b) czas trwania kontroli
c) książka kontroli
d) prawa i obowiązki pracodawcy w trakcie kontroli
e) zawiadomienie o wszczęciu kontroli