Od stycznia 2025 roku w Polsce obowiązywały zmiany usprawniające zatrudnianie cudzoziemców – cyfryzacja procesów, skrócenie terminów i nowe wymagania formalne. Jednak największy przełom nastąpił 01 czerwca 2025 r., kiedy weszły w życie kluczowe nowelizacje dotyczące warunków legalnego zatrudnienia, wizowego systemu oraz mechanizmów nadzoru. Jak nowa rzeczywistość wpłynie na pracodawców, obcokrajowców i rynek pracy?

Nowe przepisy – co weszło w życie 1 czerwca 2025?

Kluczowe zmiany obejmują:

1. Elektronizacja procedur

– Od 1 czerwca 2025 r. składanie oświadczeń o powierzeniu pracy oraz wniosków o zezwolenia na pracę sezonową – wyłącznie przez portal praca.gov.pl gov.pl, warszawa.praca.gov.pl, pruszkow.praca.gov.pl.

– Dokumenty złożone w innej formie pozostaną bez rozpoznania

2. Zniesienie „testu rynku pracy”

– Urząd pracy nie będzie wymagał informacji starosty potwierdzającej, że na stanowisko nie ma odpowiednich kandydatów bezrobotnych

3. Obowiązki informacyjne pracodawcy

– W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy należy zgłosić fakt podjęcia pracy,
– W ciągu 14 dni – informację o niepodjęciu pracy lub o wcześniejszym jej zakończeniu (to automatycznie unieważnia oświadczenie)

4. Kopia umowy

– Przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi przekazać kopie umowy do urzędu

5. Obostrzenia wizowe

– Wizy typu 01, 02, 11, 14, 20, 23 i tranzytowe nie uprawniają do pracy na podstawie oświadczenia czy zezwolenia

6. Surowsze sankcje

– Maksymalna kara wzrasta z 30 000 zł do 50 000 zł, a także 3000 zł minimalnie na osobę, proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych. Inspektor może też nałożyć mandaty do 10 000 zł bez sądu

 Kogo dotyczą zmiany?

• Pracodawców – zwłaszcza tych resortów branżowych jak budownictwo, rolnictwo czy transport. Nowe sankcje i obowiązki informacyjne wymuszają lepszą kontrolę.

• Cudzoziemców – szybkość procesu wzrośnie, ale trzeba dostarczyć komplet dokumentów online. Warunków uprawniających różne wizy zaostrzono, szczególnie wiz tranzytowych etc.

• Agencje pracy – elektronizacja procedur i kontaktu z urzędami

• Instytucje kontroli – PIP zyska nowe uprawnienia do nakładania mandatów, a urzędy pracy przyspieszają decyzje.

Wpływ na proces rekrutacji i legalizację

Dla pracodawców:

• Większa przejrzystość i kontrola – realny dostęp online do statusów spraw, skrócone procedury.
• Stricte formalne wymogi – szczególnie zgłaszanie rozpoczęcia, niepodjęcia pracy i kopii umowy.
• Ryzyko wysokich sankcji za uchybienia – warto wprowadzić system kontroli wewnętrznej i procedury compliance.

Dla cudzoziemców:

• Szybszy proces legalizacji – bez wizyt w urzędach, szybka decyzja administracyjna.
• Czytelne reguły – aktualne wizy określają, czy można legalnie podjąć pracę.
• Brak ryzyka „testu rynku pracy” – zatrudnienie jest możliwe bez potwierdzenia od starosty.

Co powinien zrobić pracodawca już dziś?

1. Przekształć procedury HR i IT
   – Integracja z portalem www.praca.gov.pl ,  szkolenia pracowników HR.
2. Sprawdź oświadczenia i sprawy nadgodzin dokumentacji
   – Czy wszystkie kopie umów i zgłoszenia są złożone w terminie.
3. Wprowadź wewnętrzny monitoring zgodności
   – Mechanizmy kontroli dat i statusów online.
4. Skonsultuj się z ekspertami prawnymi
   – W razie wątpliwości lub przy dużej liczbie cudzoziemców.

Śledź zmiany urzędów
– Dobre źródła:

• gov.pl/MSWiA
• warszawa.praca.gov.pl
• rypin.praca.gov.pl
• zielonalinia.gov.pl
• pruszkow.praca.gov.pl
• gupkrakow.praca.gov.pl
• bialystok.pip.gov.pl
• praca.gov.pl
• biznes.gov.pl
• opatow.praca.gov.pl

Kluczowe wnioski

Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 przyspieszają i elektronicznie porządkują proces zatrudniania cudzoziemców. Pomimo wyższych wymagań formalnych i sankcji, dają firmom możliwość efektywnego planowania zatrudnienia zagranicznego kapitału. Warto już teraz przygotować narzędzia wewnętrzne, przeszkolić HR i skonsultować się z doradcą – przyszłość legalnego zatrudniania cudzoziemców zapowiada się klarowniej i sprawniej niż kiedykolwiek.

Pomocna checklista wdrożenia nowych regulacji – legalne zatrudnianie cudzoziemców w Polsce (od czerwca 2025)

ORGANIZACJA I KADRY

• Przeszkól dział HR z nowych obowiązków i terminów.
• Opracuj procedury zgłaszania:
  • rozpoczęcia pracy (do 7 dni),
  • niepodjęcia pracy (do 14 dni),
  • zakończenia zatrudnienia przed terminem.
• Zapewnij dostęp do platformy praca.gov.pl dla osób odpowiedzialnych za procesy.
• Przeprowadź wewnętrzny audyt dokumentacji kadrowej cudzoziemców.

SYSTEMY INFORMATYCZNE

• Zintegruj systemy wewnętrzne z elektroniczną obsługą wniosków przez ePUAP.
• Upewnij się, że osoby odpowiedzialne posiadają Profil Zaufany.
• Wdroż przypomnienia o terminach zgłoszeń i obowiązkach (system alertów, kalendarze).

DOKUMENTACJA I COMPLIANCE

• Zarchiwizuj kopie umów i dokumentów związanych z legalizacją zatrudnienia.
• Zweryfikuj typy wiz – czy uprawniają do podjęcia pracy w Polsce.
• Sprawdź kompletność i terminowość złożonych oświadczeń i zezwoleń.
• Jeśli prowadzisz agencję zatrudnienia – upewnij się, że jesteś zarejestrowany w KRAZ.

KONTAKT Z INSTYTUCJAMI

• Zaktualizuj dane kontaktowe do PUP i urzędów wojewódzkich właściwych dla lokalizacji firmy.
• Zapewnij pracownikom i cudzoziemcom przetłumaczone instrukcje i formularze.
• Zapisz się na newslettery lub alerty z:
  • gov.pl
  • MSWiA

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

• Przygotuj procedurę na wypadek kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
• Opracuj strategię redukcji ryzyka sankcji (kary od 3000 do 50 000 zł).
• Dokumentuj działania wewnętrzne w sytuacjach spornych lub błędach formalnych.

Uwaga: Prawidłowe wdrożenie checklisty to nie tylko zgodność z przepisami, ale też realna ochrona przed kosztownymi sankcjami i kontrolami!